5 lỗi thường gặp khi sử dụng máy in laser và cách khắc phục

Máy in laser là công cụ không thể thiếu trong văn phòng và gia đình nhờ khả năng in nhanh, sắc nét, bền bỉ. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến như bản in mờ, kẹt giấy, vệt đen trên giấy, máy không nhận lệnh in… Những vấn đề này có thể khiến công việc bị gián đoạn, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Vậy nguyên nhân do đâu? Làm sao để khắc phục triệt để các lỗi này? Trong bài viết này, Tin học Thành Khang sẽ giúp bạn tìm hiểu 5 lỗi thường gặp trên máy in laser và hướng dẫn chi tiết cách sửa chữa nhanh chóng, hiệu quả. Ngoài ra, bài viết cũng sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên lý hoạt động của máy in laser, các mẹo sử dụng bền lâu, tránh lặp lại các lỗi khó chịu.

I. Máy in laser bị kẹt giấy – Nguyên nhân và cách xử lý 📄⛔

Kẹt giấy là một trong những lỗi phổ biến khi sử dụng máy in laser. Vấn đề này không chỉ làm gián đoạn công việc mà còn có thể gây hư hỏng linh kiện bên trong nếu không xử lý đúng cách. Việc kẹt giấy lặp lại nhiều lần có thể khiến máy in xuống cấp nhanh hơn, ảnh hưởng đến tuổi thọ và chất lượng in ấn.

1. Nguyên nhân gây kẹt giấy trong máy in laser

🔹 Sử dụng giấy không đạt chuẩn:

Giấy in quá mỏng, quá dày hoặc bị ẩm có thể khiến máy in gặp khó khăn trong việc kéo giấy, từ đó dẫn đến kẹt giấy. Ngoài ra, nếu sử dụng giấy chất lượng kém, dễ bị bong sợi hoặc bụi bẩn, các lô kéo giấy có thể bị ảnh hưởng, làm tăng nguy cơ kẹt giấy.

🔹 Giấy nạp lệch khay:

Khi xếp giấy không ngay ngắn, máy có thể kéo giấy vào không đều, dẫn đến tình trạng giấy bị nghiêng hoặc bị cuộn lại bên trong. Một số người dùng có thói quen đặt quá nhiều giấy vào khay, gây chồng chéo và làm tăng nguy cơ kẹt giấy.

🔹 Lô kéo giấy bị bẩn hoặc mòn:

Sau thời gian dài sử dụng, lô kéo giấy có thể bị mòn hoặc bám bụi, làm giảm ma sát khi kéo giấy, dẫn đến tình trạng kéo giấy không đều hoặc giấy không di chuyển đúng cách.

🔹 Có vật cản bên trong máy in:

Những mẩu giấy vụn, ghim kẹp hoặc bụi bẩn có thể rơi vào bên trong máy in Laser, gây cản trở quá trình nạp giấy và dẫn đến kẹt giấy. Điều này thường xảy ra khi người dùng vô tình để những vật nhỏ rơi vào khay giấy mà không để ý.

🔹 Lô sấy hoặc trục ép bị lỗi:

Nếu cụm sấy của máy in bị lỗi hoặc trục ép bị hỏng, giấy có thể không được chuyển động trơn tru trong quá trình in, dễ bị mắc kẹt lại ở giữa các bộ phận.

2. Cách xử lý khi máy in bị kẹt giấy

✅ Bước 1: Tắt nguồn máy in trước khi thao tác

Trước khi xử lý kẹt giấy, hãy tắt máy in và rút dây nguồn để đảm bảo an toàn. Nếu cố gắng kéo giấy ra khi máy còn hoạt động, có thể làm hỏng linh kiện hoặc gây bỏng tay nếu lô sấy còn nóng.

✅ Bước 2: Mở nắp máy in và tìm vị trí giấy bị kẹt

Xác định vị trí giấy bị kẹt bên trong máy in. Giấy có thể mắc kẹt ở nhiều vị trí khác nhau như:

• Trong khay giấy (do nạp giấy không đúng cách)
• Bên dưới nắp máy in (khi giấy chưa đi qua lô sấy)
• Ở cụm sấy hoặc lô kéo giấy

✅ Bước 3: Rút giấy ra đúng cách

• Nếu giấy kẹt ở gần khay giấy, hãy nhẹ nhàng kéo giấy theo hướng ra khỏi máy in.
• Nếu giấy mắc kẹt sâu hơn, mở các bộ phận cần thiết để tiếp cận giấy. Không nên kéo mạnh hoặc giật giấy, vì có thể làm rách giấy hoặc làm hỏng linh kiện bên trong.

✅ Bước 4: Kiểm tra và vệ sinh lô kéo giấy

Sau khi lấy giấy ra, hãy kiểm tra lô kéo giấy xem có bụi bẩn, mảnh giấy vụn hoặc dấu hiệu hao mòn không. Nếu lô kéo giấy quá bẩn, hãy dùng vải mềm lau sạch hoặc sử dụng dung dịch vệ sinh chuyên dụng. Nếu lô kéo giấy bị mòn, cần thay mới để đảm bảo hoạt động trơn tru.

✅ Bước 5: Đặt lại giấy và kiểm tra trước khi in tiếp

• Xếp giấy ngay ngắn trước khi đặt vào khay.
• Kiểm tra loại giấy có đúng với tiêu chuẩn mà máy in hỗ trợ không (thường từ 70 - 120gsm).
• Đảm bảo không có dị vật hoặc mảnh giấy còn sót lại bên trong máy trước khi đóng nắp và khởi động lại.

3. Cách phòng tránh kẹt giấy trong máy in laser

📌 Sử dụng giấy in đúng tiêu chuẩn:

• Tránh dùng giấy quá dày, quá mỏng hoặc giấy bị ẩm.
• Nếu để giấy lâu trong môi trường ẩm ướt, hãy sấy khô nhẹ trước khi in.

📌Xếp giấy ngay ngắn trước khi đặt vào khay:

• Không đặt quá nhiều giấy vào khay cùng lúc.
• Kiểm tra xem giấy có bị cong, nhăn hoặc dính vào nhau không.

📌 Bảo trì máy in định kỳ:

• Vệ sinh lô kéo giấy, trục sấy và các bộ phận bên trong để tránh bụi bẩn tích tụ.
• Kiểm tra và thay thế lô kéo giấy nếu phát hiện bị mòn hoặc trơn trượt.

📌 Không để các vật nhỏ rơi vào máy in:

• Tránh đặt ghim giấy, kẹp giấy hoặc bất kỳ vật cứng nào gần khay giấy.
• Nếu nghe thấy tiếng động lạ khi in, kiểm tra ngay lập tức để tránh làm hỏng máy.

📌 Cập nhật phần mềm máy in:

• Một số máy in hiện đại có thể phát hiện lỗi kẹt giấy và hiển thị cảnh báo trên màn hình.
• Luôn cập nhật driver và firmware để đảm bảo máy hoạt động ổn định.

Tìm hiểu thêm: Tại sao máy in laser in bị mờ? Cách sửa nhanh trong 5 phút

II. Bản in mờ, không đậm nét – Vì sao và cách khắc phục 🖨️❌

1. Nguyên nhân khiến bản in bị mờ

📌 Hộp mực gần cạn hoặc mực không đều

Một trong những nguyên nhân chính khiến bản in bị mờ là hộp mực đã gần hết hoặc mực không được phân bố đều trong hộp. Khi lượng mực thấp, các chữ in ra sẽ không đủ đậm và có thể xuất hiện vùng nhạt màu.

📌 Drum (trống in) bị mòn hoặc bẩn

Drum là bộ phận quan trọng giúp mực bám lên giấy. Sau một thời gian dài sử dụng, drum có thể bị bám bụi, dính cặn mực hoặc bị mòn, làm giảm khả năng truyền mực, khiến bản in không rõ nét.

📌 Gạt mực bị lỗi

Gạt mực có nhiệm vụ loại bỏ mực thừa để tránh lem mực lên giấy. Nếu bộ phận này bị mòn hoặc hỏng, lượng mực trên trống không đồng đều, dẫn đến bản in có chỗ đậm chỗ nhạt.

📌 Bộ phận sấy (fuser) bị lỗi

Máy in laser sử dụng bộ phận sấy để làm nóng và ép mực bám chắc vào giấy. Nếu bộ phận này hoạt động không ổn định, mực sẽ không được ép chặt vào giấy, gây ra tình trạng mờ chữ hoặc dễ bong tróc sau khi in.

📌 Chế độ in tiết kiệm mực đang được bật

Nhiều máy in có chế độ "Economy Mode" hoặc "Toner Save" giúp tiết kiệm mực bằng cách giảm lượng mực phủ trên giấy. Khi chế độ này được kích hoạt, bản in sẽ nhạt màu hơn bình thường.

📌 Sử dụng mực in kém chất lượng

Mực in không chính hãng hoặc mực tái chế có thể chứa tạp chất, khiến chất lượng in giảm sút. Một số loại mực kém chất lượng cũng có thể bị vón cục, không thể phun đều lên giấy.

📌 Lô ép và lô sấy bị hỏng

Hai bộ phận này giúp ép mực bám chắc vào giấy. Nếu bị mòn hoặc hỏng, nhiệt độ ép không đủ, mực không được cố định đúng cách, làm cho bản in trở nên nhạt màu hoặc mất nét.

2. Cách khắc phục lỗi bản in mờ

✅ Lắc đều hộp mực

Trước khi thay mực mới, hãy thử tháo hộp mực ra và lắc nhẹ theo chiều ngang để mực phân bố lại đều hơn. Sau đó, lắp lại hộp mực và thử in.

✅ Vệ sinh trống in (drum) và gạt mực

Sử dụng khăn mềm và cồn chuyên dụng để lau sạch drum và gạt mực, loại bỏ bụi mực hoặc cặn bẩn bám trên bề mặt. Nếu drum đã quá cũ hoặc bị mòn, bạn nên thay mới để đảm bảo chất lượng in.

✅ Kiểm tra chế độ in trên máy

Vào phần Cài đặt máy in (Printer Settings) trên máy tính và kiểm tra xem chế độ tiết kiệm mực có đang được bật hay không. Nếu có, hãy tắt chế độ này để bản in đậm hơn.

✅ Thay hộp mực mới

Nếu đã sử dụng hộp mực trong thời gian dài, có dấu hiệu cạn kiệt hoặc mực không ra đều, bạn nên thay hộp mực mới. Hãy chọn mực in chính hãng để đảm bảo độ bền cho máy.

✅ Vệ sinh bộ phận sấy và kiểm tra nhiệt độ sấy

Nếu mực không bám chắc vào giấy, hãy kiểm tra lại bộ sấy để đảm bảo nhiệt độ đủ cao. Nếu bộ phận sấy bị lỗi, bạn cần thay thế linh kiện này.

✅ Sử dụng giấy in chất lượng tốt

Giấy kém chất lượng hoặc quá ẩm cũng có thể làm giảm chất lượng bản in. Hãy sử dụng giấy in đúng tiêu chuẩn (70gsm – 120gsm), bảo quản giấy nơi khô ráo, tránh độ ẩm cao.

3. Cách phòng tránh lỗi bản in bị mờ

📌 Thường xuyên vệ sinh máy in, đặc biệt là trống in, lô kéo giấy và bộ phận sấy để đảm bảo linh kiện hoạt động tốt.
📌 Dùng mực in chính hãng, tránh sử dụng mực tái chế kém chất lượng vì có thể làm hỏng máy.
📌 In thử trước khi in tài liệu quan trọng để kiểm tra chất lượng in. Nếu có dấu hiệu nhạt màu, hãy kiểm tra ngay.
📌 Bảo trì máy in định kỳ, kiểm tra các bộ phận quan trọng như drum, lô ép, bộ sấy để thay thế kịp thời khi có dấu hiệu hao mòn.

III. Máy in không nhận lệnh – Nguyên nhân và cách sửa 🖥️⚠️

Máy in không nhận lệnh – Cơn ác mộng của dân văn phòng

Bạn đang gấp rút hoàn thành tài liệu quan trọng, nhấn lệnh in nhưng... máy in không phản hồi? Đây là một trong những lỗi phổ biến khiến công việc bị trì hoãn, gây khó chịu và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Lỗi này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ phần cứng đến phần mềm, và nếu không tìm ra đúng gốc rễ vấn đề, việc khắc phục có thể mất rất nhiều thời gian.

Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tại sao máy in không nhận lệnh và cách khắc phục nhanh chóng, hiệu quả để giúp bạn tránh rơi vào tình trạng "chờ dài cổ mà tài liệu vẫn chưa in".

Nguyên nhân khiến máy in không nhận lệnh

Có nhiều lý do khiến máy in không nhận lệnh in từ máy tính, bao gồm:

🔹 Lỗi kết nối giữa máy in và máy tính: Dây cáp USB bị lỏng, mạng WiFi bị gián đoạn hoặc máy in chưa được bật.
🔹 Máy in bị đặt ở chế độ ngoại tuyến (Offline Mode): Máy in có thể tự động chuyển sang chế độ offline do lỗi hệ thống.
🔹 Lỗi driver máy in: Driver quá cũ, bị lỗi hoặc chưa được cài đặt đúng cách có thể khiến máy tính không nhận diện được máy in.
🔹 Bộ nhớ đệm in (Print Spooler) bị lỗi: Hàng đợi in có thể bị treo, làm máy in không xử lý lệnh mới.
🔹 Phần mềm xung đột: Một số phần mềm bảo mật hoặc tường lửa có thể chặn kết nối đến máy in.
🔹 Lệnh in bị kẹt trong hàng đợi (Print Queue bị đầy): Nếu quá nhiều lệnh in bị lỗi tích tụ, máy in có thể không nhận thêm lệnh mới.

Cách khắc phục lỗi máy in không nhận lệnh

🔧 1. Kiểm tra kết nối giữa máy in và máy tính

✅ Nếu sử dụng cáp USB, hãy thử rút ra và cắm lại vào cổng khác. Nếu dây có dấu hiệu hỏng, hãy thay thế.
✅ Nếu in qua máy in WiFi, hãy đảm bảo cả máy tính và máy in đang kết nối vào cùng một mạng.
✅ Nếu in qua Bluetooth, hãy kiểm tra xem Bluetooth trên máy in có đang bật không.

🔧 2. Kiểm tra trạng thái của máy in

✅ Vào Control Panel > Devices and Printers, tìm máy in của bạn và xem nó có đang ở trạng thái "Offline" không. Nếu có, hãy nhấp chuột phải và chọn Use Printer Online.

🔧 3. Kiểm tra hàng đợi lệnh in (Print Queue)

✅ Vào Control Panel > Devices and Printers > Chọn máy in của bạn > Open Print Queue.
✅ Nếu có quá nhiều lệnh bị treo, hãy nhấp Cancel All Documents để xóa toàn bộ và thử in lại.

🔧 4. Khởi động lại dịch vụ Print Spooler

✅ Nhấn Windows + R, nhập services.msc rồi nhấn Enter.
✅ Tìm Print Spooler, nhấp chuột phải chọn Restart.
✅ Sau khi khởi động lại, thử in lại xem lỗi đã được khắc phục chưa.

🔧 5. Kiểm tra driver máy in

✅ Mở Device Manager bằng cách nhấn Windows + X > Device Manager.
✅ Tìm đến Printers, nhấp chuột phải vào máy in và chọn Update Driver để cập nhật driver mới.
✅ Nếu driver bị lỗi, hãy gỡ cài đặt rồi cài lại phiên bản mới từ trang web của nhà sản xuất.

🔧 6. Khởi động lại máy in và máy tính

✅ Tắt máy in, rút dây nguồn trong 1 phút rồi cắm lại.
✅ Khởi động lại máy tính để làm mới kết nối giữa hai thiết bị.

Mẹo phòng tránh lỗi máy in không nhận lệnh

📌 Cập nhật driver định kỳ: Hãy kiểm tra và cập nhật driver máy in mỗi 6 tháng để tránh lỗi không tương thích.
📌 Không để quá nhiều lệnh in bị treo: Nếu thấy tài liệu không in được, hãy xóa hàng đợi thay vì liên tục gửi thêm lệnh.
📌 Định kỳ kiểm tra kết nối mạng: Nếu in qua WiFi, hãy đảm bảo mạng luôn ổn định để tránh gián đoạn.
📌 Đặt máy in ở chế độ ưu tiên (Set as Default Printer): Giúp máy tính tự động chọn đúng máy in mỗi khi gửi lệnh in.

IV. Bản in bị lem mực, có vệt đen dọc giấy 🖨️🖋️

Nguyên nhân khiến bản in bị lem mực, có vệt đen

🔹 Hộp mực bị rò rỉ hoặc tràn mực: Khi hộp mực bị lỗi hoặc quá đầy, lượng mực thừa có thể rơi ra và bám vào giấy in, gây lem mực hoặc tạo vệt đen dọc giấy.

🔹 Trống (Drum) bị mòn hoặc hỏng: Drum có nhiệm vụ truyền mực lên giấy, nếu bộ phận này bị trầy xước hoặc xuống cấp, sẽ xuất hiện các vệt đen, sọc ngang hoặc sọc dọc trên bản in.

🔹 Gạt mực (Doctor Blade) bị bẩn hoặc hỏng: Gạt mực giúp kiểm soát lượng mực in lên giấy. Khi bị bám bẩn hoặc hỏng, mực có thể bị đổ nhiều hơn mức cần thiết, gây ra hiện tượng lem mực hoặc sọc trên giấy.

🔹 Lô sấy (Fuser) gặp sự cố: Lô sấy có nhiệm vụ nhiệt hóa mực để bám chặt vào giấy. Nếu bộ phận này không đủ nhiệt hoặc bị bám mực cũ, mực có thể bị dính lại và tạo vệt đen.

🔹 Giấy in kém chất lượng hoặc bị ẩm: Sử dụng giấy in kém chất lượng hoặc giấy ẩm sẽ khiến mực không bám chắc, dễ bị nhòe và lem mực.

🔹 Mực in không chính hãng: Một số loại mực in giá rẻ có thể chứa tạp chất hoặc không phù hợp với máy, dẫn đến hiện tượng mực bám không đồng đều hoặc bị rò rỉ.

Cách khắc phục lỗi lem mực, vệt đen trên bản in

✅ Kiểm tra và thay hộp mực nếu bị rò rỉ: Nếu phát hiện hộp mực bị tràn hoặc có dấu hiệu rò rỉ, hãy vệ sinh máy in và thay hộp mực mới để tránh làm hỏng các linh kiện khác.

✅ Vệ sinh trống (Drum) hoặc thay mới nếu cần: Nếu drum bị bám bẩn nhẹ, bạn có thể dùng khăn mềm và cồn isopropyl để lau sạch. Nếu drum đã quá cũ hoặc xuất hiện vết trầy xước, hãy thay thế để đảm bảo chất lượng in.

✅ Kiểm tra và làm sạch gạt mực (Doctor Blade): Dùng cọ mềm hoặc khí nén để làm sạch gạt mực, tránh tình trạng mực dư thừa gây lem trên giấy. Nếu gạt mực bị mòn, hãy thay mới.

✅ Vệ sinh lô sấy (Fuser): Nếu lô sấy bị bám nhiều mực cũ, bạn có thể dùng khăn sạch lau nhẹ hoặc thay thế nếu bộ phận này đã xuống cấp.

✅ Sử dụng giấy in chất lượng tốt: Chọn giấy có định lượng từ 70gsm - 120gsm, bảo quản giấy ở nơi khô ráo, thoáng mát để tránh ẩm mốc gây lem mực.

✅ Dùng mực in chính hãng: Luôn ưu tiên sử dụng mực in chất lượng cao từ nhà sản xuất để tránh làm hỏng linh kiện và đảm bảo bản in sắc nét, không bị lem mực.

V. Máy in phát ra tiếng kêu lớn khi in 🔊🖨️

Nguyên nhân khiến máy in kêu to bất thường

🔹 Lô kéo giấy bị khô dầu hoặc bám bụi bẩn: Sau thời gian dài sử dụng, lô kéo có thể bị khô dầu bôi trơn, gây ra tiếng cọ xát khi máy kéo giấy.

🔹 Bánh răng bị mòn hoặc hỏng: Bên trong máy in có nhiều bánh răng nhựa giúp vận hành các bộ phận. Nếu bánh răng bị gãy, vỡ hoặc mòn, chúng có thể tạo ra tiếng lạch cạch khó chịu.

🔹 Có dị vật kẹt bên trong: Ghim bấm, mẩu giấy vụn, bụi bẩn hoặc vật thể lạ rơi vào máy có thể cản trở hoạt động của các bộ phận bên trong, tạo ra tiếng ồn lớn khi in.

🔹 Lô sấy hoặc trống (drum) bị lệch: Khi các bộ phận này không còn khớp hoàn hảo, chúng có thể gây ra ma sát không đều, dẫn đến tiếng rít lớn khi in.

🔹 Máy in bị đặt trên bề mặt không bằng phẳng: Nếu máy bị nghiêng hoặc đặt trên bề mặt không ổn định, khi in các rung động có thể tạo ra âm thanh lớn hơn bình thường.

Cách khắc phục lỗi máy in kêu lớn

✅ Tắt nguồn máy in và kiểm tra bên trong: Mở nắp máy in và kiểm tra xem có vật thể lạ nào kẹt bên trong không. Nếu có, nhẹ nhàng lấy ra để tránh làm hỏng linh kiện.

✅ Bôi trơn lô kéo giấy: Nếu tiếng kêu xuất phát từ khu vực kéo giấy, bạn có thể thêm một chút dầu bôi trơn chuyên dụng vào các trục quay. Lưu ý không sử dụng dầu quá đặc hoặc dính vì có thể làm bẩn giấy in.

✅ Kiểm tra bánh răng và thay thế nếu cần: Nếu phát hiện bánh răng bị mòn hoặc gãy, bạn nên thay thế bằng linh kiện mới để máy hoạt động êm ái hơn.

✅ Vệ sinh trống (drum) và lô sấy: Nếu tiếng kêu xuất hiện khi giấy đi qua cụm sấy hoặc drum, hãy vệ sinh các bộ phận này bằng khăn mềm và cồn isopropyl để loại bỏ bụi bẩn và cặn mực thừa.

✅ Đặt máy trên bề mặt ổn định: Nếu máy bị rung mạnh khi in, hãy thử đặt nó lên một bề mặt cứng, bằng phẳng và chắc chắn hơn.

VI. Mẹo bảo dưỡng máy in laser để tăng tuổi thọ 🛠️

📌 Vệ sinh máy in định kỳ, đặc biệt là trục drum và lô kéo giấy.
📌 Sử dụng mực in chính hãng để tránh hỏng linh kiện.
📌 Không đặt máy ở nơi ẩm ướt, tránh mực bị vón cục.

VII. Khi nào nên thay máy in mới? 🤔

Nếu máy in của bạn liên tục gặp lỗi, chi phí sửa chữa cao hơn giá trị thực tế, có thể bạn nên đầu tư một máy in mới.

🔹 Máy đã quá cũ, không hỗ trợ công nghệ mới.
🔹 Liên tục bị kẹt giấy, in kém chất lượng.
🔹 Tốc độ in chậm, không đáp ứng nhu cầu.

📢 Tóm lại, nếu bạn thường xuyên gặp lỗi khi sử dụng máy in laser, hãy thử các cách khắc phục trong bài viết này. Nếu máy đã quá cũ, việc nâng cấp lên một thiết bị mới sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức hơn. 🚀

Tìm mua máy in mới hay thắc mắc những vấn đề kỹ thuật nào khi mua máy in, đừng lo lắng, Tin học Thành Khang sẽ hỗ trợ khách hàng một cách tốt.