Trong bối cảnh các doanh nghiệp nhỏ và các văn phòng làm việc ngày càng mở rộng, việc tối ưu chi phí cho thiết bị văn phòng trở thành mối quan tâm. Một trong những thiết bị quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ văn phòng nào chính là máy in. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có ngân sách lớn để đầu tư vào các dòng máy in cao cấp. Chính vì vậy, việc tìm kiếm máy in giá rẻ cho văn phòng nhỏ, vừa đáp ứng tốt nhu cầu công việc, vừa tối ưu chi phí vận hành là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp đang tìm cách cắt giảm chi phí nhưng không làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.
Vậy làm thế nào để lựa chọn được chiếc máy in phù hợp? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về các tiêu chí lựa chọn máy in giá rẻ, các dòng máy in đáng mua, cũng như những mẹo giúp tiết kiệm chi phí tối ưu.
1. Tại sao cần máy in giá rẻ cho văn phòng nhỏ?
1.1. Tối ưu chi phí đầu tư ban đầu
Đối với các văn phòng nhỏ hoặc các doanh nghiệp mới thành lập, ngân sách dành cho thiết bị văn phòng thường khá hạn chế. Thay vì đầu tư vào những chiếc máy in đắt đỏ với nhiều tính năng phức tạp mà chưa chắc đã sử dụng hết, việc lựa chọn một chiếc máy in giá rẻ nhưng vẫn đáp ứng đủ các nhu cầu cơ bản sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.
Không chỉ vậy, với các doanh nghiệp có từ 5-10 nhân viên, nhu cầu in ấn không quá nhiều, việc sở hữu một chiếc máy in cỡ lớn là không cần thiết. Một chiếc máy in giá rẻ, nhỏ gọn, dễ sử dụng và bảo trì sẽ là lựa chọn thông minh giúp tối ưu hóa chi phí đầu tư ban đầu.
1.2. Đáp ứng nhu cầu in ấn cơ bản
Hầu hết các văn phòng nhỏ chỉ cần in ấn các tài liệu như hợp đồng, báo cáo, giấy tờ nội bộ hoặc các văn bản hành chính. Những công việc này không đòi hỏi máy in phải có cấu hình quá cao hay nhiều tính năng phức tạp. Chính vì vậy, một chiếc máy in giá rẻ với các chức năng cơ bản như in đen trắng, máy in 2 mặt tự động và kết nối mạng nội bộ là quá đủ để đáp ứng nhu cầu công việc hàng ngày.
1.3. Tiết kiệm chi phí vận hành lâu dài
Ngoài chi phí mua máy, doanh nghiệp còn phải tính đến các chi phí vận hành như mực in, giấy in, điện năng tiêu thụ và chi phí bảo trì. Các dòng máy in giá rẻ hiện nay thường được trang bị các công nghệ tiết kiệm mực, giảm điện năng tiêu thụ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí trong quá trình sử dụng lâu dài. Đặc biệt, những dòng máy in hỗ trợ tái nạp mực dễ dàng hoặc sử dụng mực in giá rẻ sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí vận hành.
1.4. Thiết kế nhỏ gọn, phù hợp với không gian hạn chế
Không gian làm việc của các văn phòng nhỏ thường bị hạn chế. Vì vậy, các thiết bị văn phòng như máy in cần phải có thiết kế nhỏ gọn, dễ dàng bố trí trong bất kỳ không gian nào mà không làm ảnh hưởng đến bố cục văn phòng. Máy in giá rẻ thường có kích thước nhỏ hơn so với các dòng máy in công suất lớn, rất phù hợp với môi trường văn phòng nhỏ.
2. Tiêu chí lựa chọn máy in giá rẻ cho văn phòng nhỏ
Để chọn được máy in giá rẻ nhưng vẫn đáp ứng tốt nhu cầu làm việc của văn phòng, bạn cần xem xét kỹ các yếu tố sau đây:
2.1. Chọn loại máy in phù hợp: Laser hay Inkjet?
- Máy in laser: Đây là loại máy in phổ biến trong các văn phòng nhờ tốc độ in nhanh và chi phí in ấn thấp hơn. Máy in laser đặc biệt hiệu quả khi in tài liệu đen trắng với số lượng lớn. Ngoài ra, mực in laser cũng khô nhanh và ít bị lem mực, giúp tiết kiệm thời gian xử lý sau in.
- Máy in phun (Inkjet): Thích hợp cho các văn phòng cần in màu thường xuyên, đặc biệt là in ấn các tài liệu đồ họa, hình ảnh hoặc tài liệu tiếp thị. Tuy nhiên, chi phí mực in của máy in phun thường cao hơn so với máy in laser.
Lời khuyên: Đối với văn phòng nhỏ chủ yếu in tài liệu văn bản, máy in laser trắng đen là lựa chọn tối ưu về mặt chi phí. Nếu cần in màu, hãy chọn máy in phun màu có hệ thống mực tiết kiệm hoặc máy in phun liên tục.
2.2. Chi phí mực in và hiệu suất in
Khi mua máy in giá rẻ, đừng chỉ quan tâm đến giá mua ban đầu mà quên đi chi phí vận hành lâu dài, đặc biệt là chi phí mực in. Bạn nên chọn máy in có hiệu suất mực cao (số lượng trang in được trên mỗi hộp mực), hỗ trợ tái nạp mực dễ dàng để giảm chi phí thay mực.
Một số dòng máy in hiện nay còn hỗ trợ mực in tiết kiệm (Eco Mode), giúp giảm chi phí in mỗi trang nhưng vẫn đảm bảo chất lượng bản in.
2.3. Tính năng in hai mặt tự động (Duplex Printing)
In hai mặt tự động giúp tiết kiệm tới 50% lượng giấy sử dụng mà không cần phải lật giấy thủ công. Đây là tính năng cực kỳ hữu ích đối với các văn phòng nhỏ có nhu cầu in ấn tài liệu dài, báo cáo, hay hợp đồng.
2.4. Khả năng kết nối (WiFi, Ethernet, USB)
Một chiếc máy in tốt cho văn phòng nhỏ nên hỗ trợ nhiều phương thức kết nối khác nhau như:
- WiFi: Giúp kết nối không dây thuận tiện, cho phép nhiều thiết bị trong mạng nội bộ in ấn dễ dàng mà không cần cắm dây.
- Ethernet: Phù hợp với các văn phòng có mạng LAN để chia sẻ máy in cho nhiều người dùng.
- USB: Kết nối trực tiếp nhanh chóng cho các trường hợp không có mạng nội bộ.
Máy in WiFi ( https://tinhocthanhkhang.vn/may-in-wifi ) sẽ giúp linh hoạt hơn trong việc in ấn từ laptop, điện thoại di động, hoặc máy tính bảng.
2.5. Tốc độ in (Pages Per Minute - PPM)
Tốc độ in là yếu tố quan trọng khi chọn mua máy in cho văn phòng. Đối với văn phòng nhỏ, máy in với tốc độ từ 20 - 30 trang/phút là đủ để đáp ứng nhu cầu in ấn tài liệu hàng ngày. Tốc độ in cao sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi cần in số lượng lớn tài liệu cùng lúc.
3. Gợi ý các mẫu máy in giá rẻ, tiết kiệm chi phí cho văn phòng nhỏ
3.1. HP LaserJet Pro M15w
- Loại máy: Máy in laser đen trắng
- Tốc độ in: 19 trang/phút
- Kết nối: USB, WiFi
- Ưu điểm: Thiết kế siêu nhỏ gọn, dễ dàng đặt ở bất kỳ đâu trong văn phòng; hỗ trợ kết nối WiFi tiện lợi.
- Nhược điểm: Không có tính năng in hai mặt tự động, chỉ hỗ trợ in đơn sắc.
3.2. Brother HL-L2321D
- Loại máy: Máy in laser đen trắng
- Tốc độ in: 30 trang/phút
- Kết nối: USB 2.0
- Ưu điểm: Tính năng in hai mặt tự động, chi phí vận hành thấp nhờ hộp mực dung lượng cao.
- Nhược điểm: Không hỗ trợ kết nối không dây, cần cắm dây USB để in.
3.3. Canon PIXMA G3020
- Loại máy: Máy in phun màu đa chức năng (in, copy, scan)
- Tốc độ in: 9.1 trang/phút (đen trắng), 5 trang/phút (màu)
- Kết nối: WiFi, USB
- Ưu điểm: Hệ thống mực in liên tục siêu tiết kiệm chi phí, chất lượng in màu sắc nét.
- Nhược điểm: Tốc độ in chậm hơn so với máy in laser, không hỗ trợ in hai mặt tự động.
3.4. Epson EcoTank L3210
- Loại máy: Máy in phun màu đa chức năng
- Tốc độ in: 33 trang/phút (đen trắng), 15 trang/phút (màu)
- Kết nối: USB 2.0
- Ưu điểm: Công nghệ EcoTank tiết kiệm mực, chi phí vận hành thấp; in màu đẹp và sắc nét.
- Nhược điểm: Không có kết nối WiFi, không hỗ trợ in hai mặt tự động.
Tìm hiểu thêm: Máy in laser màu nào in nhanh với chất lượng cao?
4. Lợi ích khi sở hữu máy in giá rẻ cho văn phòng nhỏ
4.1. Tiết kiệm chi phí lâu dài
Máy in giá rẻ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đầu tư ban đầu mà còn tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành nhờ vào:
- Hiệu suất mực cao: Giảm tần suất thay mực, giảm chi phí vận hành.
- Tiết kiệm điện năng: Công nghệ tiết kiệm năng lượng giúp giảm hóa đơn tiền điện hàng tháng.
- Tính năng in hai mặt tự động: Giảm chi phí mua giấy in.
4.2. Đáp ứng linh hoạt nhu cầu in ấn
Máy in giá rẻ hiện nay được trang bị đầy đủ các tính năng cơ bản như in đen trắng, in màu, scan, copy đáp ứng hầu hết nhu cầu in ấn hàng ngày trong văn phòng. Ngoài ra, các dòng máy in đa chức năng còn giúp tiết kiệm không gian và chi phí khi không cần mua thêm thiết bị scan hay photocopy.
4.3. Dễ dàng bảo trì và sử dụng
Các dòng máy in giá rẻ thường có thiết kế đơn giản, dễ dàng tháo lắp để vệ sinh hoặc thay mực khi cần thiết. Ngoài ra, giao diện người dùng thân thiện giúp nhân viên trong văn phòng nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả.
5. Mẹo sử dụng máy in tiết kiệm chi phí tối ưu
- Sử dụng chế độ in nháp (Draft Mode): Giúp tiết kiệm mực khi in tài liệu nội bộ không cần chất lượng cao.
- Tận dụng tính năng in hai mặt: Giảm một nửa lượng giấy sử dụng.
- Chọn loại giấy phù hợp: Không cần sử dụng giấy chất lượng cao cho các tài liệu không quan trọng.
- Tắt máy khi không sử dụng: Giúp tiết kiệm điện năng.
- Bảo dưỡng định kỳ: Giúp máy hoạt động bền bỉ, giảm nguy cơ hỏng hóc và kéo dài tuổi thọ máy.
LỜI KẾT
Việc lựa chọn máy in giá rẻ cho văn phòng nhỏ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu mà còn tối ưu chi phí vận hành lâu dài. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu in ấn của mình để chọn được sản phẩm phù hợp.
Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc máy in giá rẻ, hiệu năng tốt, phù hợp với văn phòng nhỏ, hãy liên hệ với Tin học Thành Khang để được tư vấn chi tiết và lựa chọn những sản phẩm tốt với mức giá cạnh tranh!
