Chọn đúng thiết bị in ấn không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu chi phí vận hành lâu dài. Những mẫu máy in laser trắng đen hiện nay không chỉ được cải tiến mạnh mẽ về độ bền, tốc độ, mà còn tích hợp nhiều công nghệ hiện đại như in Wifi, in 2 mặt tự động, đáp ứng nhu cầu in số lượng lớn của các văn phòng vừa và lớn. Với ngân sách không quá cao, doanh nghiệp vẫn có thể sở hữu những dòng máy in giá rẻ đến từ các thương hiệu uy tín như Brother, HP, Canon, Epson. Trong bài viết hôm nay, Tin Học Thành Khang sẽ cùng bạn đi sâu phân tích từng khía cạnh để lựa chọn đúng chiếc máy in phù hợp với doanh nghiệp.
I. Tầm quan trọng của máy in laser trắng đen trong doanh nghiệp
Dù công nghệ số ngày càng phát triển, việc in ấn giấy tờ vẫn là phần không thể thiếu trong quy trình vận hành của nhiều doanh nghiệp. Từ báo cáo tài chính, hợp đồng đến bảng biểu nội bộ, mọi thứ đều cần sự hỗ trợ từ một chiếc máy in laser trắng đen đáng tin cậy.
1. Giảm chi phí vận hành lâu dài
Máy in laser trắng đen nổi bật với hiệu quả in cao và chi phí mỗi trang in thấp hơn so với máy in phun. Việc lựa chọn đúng dòng máy còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm mực in nhờ công nghệ kiểm soát lượng mực thông minh, nhất là ở các dòng máy in Brother hoặc HP.
Với doanh nghiệp in ấn thường xuyên, tổng chi phí vận hành trong một năm sẽ giảm đáng kể nếu sử dụng máy in laser thay vì in màu hay in phun. Những mẫu máy in giá rẻ từ Canon hoặc Epson cũng được thiết kế tối ưu mức tiêu hao mực mà vẫn đảm bảo chất lượng bản in.
2. Tốc độ in nhanh – Tối ưu hóa quy trình làm việc
Tốc độ là điểm cộng lớn nhất của dòng máy in laser trắng đen. Với tốc độ in có thể lên tới 34-40 trang/phút, các mẫu như Brother HL-L2366DW hay HP LaserJet Pro M404dw luôn nằm trong danh sách lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp.
Khi một văn phòng phải in nhiều tài liệu mỗi ngày, tốc độ in sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc. Những dòng máy in HP hiện nay còn tích hợp chip xử lý nhanh, giúp xử lý lệnh in phức tạp chỉ trong vài giây.
3. Độ bền vượt trội phù hợp môi trường doanh nghiệp
Không như các dòng máy in gia đình, máy in dùng trong doanh nghiệp đòi hỏi sự ổn định lâu dài và khả năng in liên tục. Các mẫu máy in Canon hoặc Epson laser trắng đen thường có tuổi thọ cao, in được hàng chục nghìn trang mỗi tháng.
Việc lựa chọn những dòng có khung máy chắc chắn, trục cuốn ổn định và hộp mực lớn sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi vận hành. Nhiều dòng còn cho phép thay thế linh kiện riêng lẻ, giảm thời gian sửa chữa và gián đoạn công việc.
4. Chất lượng bản in chuyên nghiệp
Không chỉ nhanh và bền, các dòng máy in laser trắng đen còn đảm bảo chất lượng bản in rõ nét, đều màu. Đặc biệt với những tài liệu quan trọng như hợp đồng, bảng lương, sự sắc nét là yếu tố tạo nên sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Các dòng máy in WiFi đến từ Brother, Canon hoặc HP đều có khả năng in trực tiếp từ điện thoại, giúp tiết kiệm thời gian mà không làm giảm chất lượng bản in.
II. Tiêu chí chọn mua máy in cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Khi lựa chọn máy in cho văn phòng, điều quan trọng không nằm ở việc chọn loại mạnh nhất, mà là chọn loại phù hợp nhất. Một chiếc máy in laser trắng đen bền bỉ, dễ dùng, hỗ trợ đầy đủ tính năng sẽ mang lại hiệu quả lớn cho hoạt động hằng ngày. Vì thế, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các tiêu chí bên dưới trước khi ra quyết định.
1. Đánh giá đúng khối lượng công việc thực tế
Không phải văn phòng nào cũng cần đến những dòng máy công suất lớn. Nếu mỗi tháng chỉ in khoảng 500 – 1.000 trang, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng máy in giá rẻ như dòng sản phẩm Máy in Brother HL-L2321D, vừa gọn gàng, vừa kinh tế. Ngược lại, nếu nhu cầu cao hơn, hãy chọn các dòng máy in laser trắng đen có chu kỳ in lớn từ HP hoặc Epson.
Tình trạng chọn máy quá yếu so với nhu cầu thường khiến máy xuống cấp nhanh, dễ kẹt giấy hoặc lỗi mực. Nhưng nếu chọn loại quá mạnh so với nhu cầu, bạn sẽ tốn chi phí không cần thiết mà không khai thác hết tính năng. Vậy nên việc xác định chính xác số lượng in hàng tháng là yếu tố tiên quyết khi chọn máy in văn phòng.
2. Ưu tiên tính năng in hai mặt tự động
Nhiều doanh nghiệp văn phòng vẫn in tay từng mặt giấy dù đang dùng máy in laser trắng đen, vì không để ý đến tính năng in 2 mặt tự động khi mua máy. Đây là tính năng cực kỳ cần thiết nếu bạn thường xuyên in hợp đồng, tài liệu nội bộ hoặc bài thuyết trình. Các dòng như Máy in HP LaserJet Pro M404dn hay Máy in Canon LBP226dw đều có khả năng này tích hợp sẵn.
Khi sử dụng máy in 2 mặt, bạn không chỉ tiết kiệm 50% lượng giấy mà còn giảm thời gian in và công sức lật giấy thủ công. Ngoài ra, tài liệu in ra gọn gàng, chuyên nghiệp, rất phù hợp cho các cuộc họp hay trình bày trước đối tác. Đây là lý do vì sao nhiều khách hàng doanh nghiệp của Tin Học Thành Khang luôn ưu tiên máy có chức năng này.
3. Kết nối Wifi – sự linh hoạt không thể thiếu
Không còn thời đại mà mỗi máy in chỉ phục vụ cho một máy tính cố định. Với một chiếc máy in Wifi thì bạn có thể dễ dàng in từ điện thoại, máy tính bảng, laptop ở bất kỳ đâu trong văn phòng. Các mẫu như Máy in Epson M1120 hay Brother DCP-B7535DW có Wifi Direct giúp kết nối cực nhanh mà không cần router trung gian.
Máy in Wifi rất thích hợp cho các văn phòng làm việc theo nhóm, linh động chỗ ngồi, hoặc phòng họp chung. Thay vì phải nối dây cáp rườm rà, chỉ cần chọn lệnh in từ thiết bị di động là tài liệu đã có thể sẵn sàng. Chính sự tiện lợi này khiến các dòng máy in giá rẻ có Wifi ngày càng được ưa chuộng.
4. Lựa chọn thương hiệu có độ tin cậy và dễ bảo trì
Thị trường hiện nay có rất nhiều thương hiệu máy in, nhưng không phải hãng nào cũng cung cấp đầy đủ linh kiện thay thế hay bảo hành nhanh chóng. Những thương hiệu như máy in Brother / Máy in HP / Máy in Canon hay Máy in Epson thường được các doanh nghiệp ưu tiên nhờ độ ổn định cao và chính sách hậu mãi rõ ràng. Một số model còn hỗ trợ thay trống mực riêng, tiết kiệm chi phí bảo dưỡng dài hạn.
Ngoài yếu tố thương hiệu, bạn cũng nên tìm hiểu về độ sẵn có của hộp mực, linh kiện tại Việt Nam. Nhiều doanh nghiệp khi mua hàng online không chính ngạch đã gặp khó khăn khi cần sửa chữa. Với những địa chỉ uy tín như Tin Học Thành Khang, bạn sẽ được tư vấn kỹ lưỡng để chọn đúng mẫu máy in laser trắng đen phù hợp, dễ bảo trì, dễ thay thế linh kiện, đặc biệt là với những model máy in 2 mặt có Wifi và tiết kiệm mực.
III. Đề xuất các dòng máy in phù hợp cho doanh nghiệp
Trên thị trường hiện có nhiều mẫu máy in giá rẻ nhưng lại sở hữu tính năng mạnh mẽ, rất phù hợp với doanh nghiệp đang tìm kiếm sự cân bằng giữa chi phí và hiệu quả.
1. Brother HL-L2366DW – Bền bỉ, in nhanh, hỗ trợ Wifi và in 2 mặt
Mẫu máy in Brother này là lựa chọn đáng tin cậy cho văn phòng từ 5–10 người dùng. Tốc độ in 34 trang/phút, độ phân giải 2400x600 dpi và khả năng in 2 mặt tự động giúp tối ưu hóa hiệu suất.
Ngoài ra, máy hỗ trợ in qua Wifi lẫn cáp USB, thích hợp với văn phòng cần kết nối linh hoạt, không gian nhỏ gọn.
2. HP LaserJet Pro M404dn – Thương hiệu mạnh, chất lượng ổn định
Được thiết kế chuyên cho doanh nghiệp, máy In HP - Đáng Tin Cậy | Hiệu Suất Vượt Trội có khả năng xử lý tới 80.000 trang/tháng. Hộp mực lớn, in tốc độ 38 trang/phút, in 2 mặt tự động và bảo mật in qua mã PIN.
Dù không hỗ trợ Wifi, nhưng nếu văn phòng bạn có hệ thống mạng dây ổn định, đây là lựa chọn hiệu quả, bền bỉ, dễ sử dụng.
3. Canon imageCLASS LBP226dw – Tinh tế, in nhanh, kết nối không dây
Một đại diện nổi bật đến từ máy in Canon, với tốc độ in 40 trang/phút, hộp mực dung lượng cao và Wifi tích hợp. Ngoài ra, tính năng AirPrint và Google Cloud Print giúp in ấn tiện lợi hơn cho nhân viên dùng thiết bị di động.
Máy cũng hỗ trợ in 2 mặt tự động, bảng điều khiển LCD rõ ràng, phù hợp với môi trường văn phòng hiện đại.
4. Epson M1120 – Lựa chọn tiết kiệm, chất lượng bền bỉ
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm một dòng máy in Epson tiết kiệm chi phí in, thì M1120 là ứng viên lý tưởng. Máy dùng hệ thống mực refill, tiết kiệm hơn so với hộp mực truyền thống, tốc độ in khoảng 32 trang/phút và có Wifi tích hợp.
Dù không có khay giấy lớn như các dòng cao cấp, nhưng với văn phòng vừa phải, M1120 vẫn là máy in giá rẻ lý tưởng có hiệu suất ổn định.
Tìm hiểu thêm: Máy in laser trắng đen Brother chính hãng in 2 mặt cực nhanh
IV. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng máy in doanh nghiệp
Máy in nếu được sử dụng và bảo quản đúng cách sẽ kéo dài tuổi thọ, giảm thiểu lỗi vặt và đảm bảo hiệu suất ổn định trong môi trường làm việc có cường độ cao.
1. Bảo trì định kỳ để kéo dài tuổi thọ máy
Máy in laser cần được vệ sinh bụi mực và kiểm tra trục cuốn định kỳ 3–6 tháng/lần. Đặc biệt với những dòng máy in Canon, Brother có tốc độ in cao, việc bảo trì còn giúp tăng độ chính xác của bản in.
Hãy tránh để máy in ở nơi ẩm ướt hoặc bụi bặm quá nhiều, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến bộ cảm biến giấy và trống in.
2. Dùng mực chính hãng để bảo vệ máy và chất lượng bản in
Dù một số doanh nghiệp muốn tiết kiệm bằng cách dùng mực thay thế, nhưng điều này có thể khiến các dòng máy in HP hoặc Epson gặp lỗi không nhận mực, in mờ, lem mực.
Sử dụng mực chính hãng sẽ đảm bảo chất lượng bản in sắc nét, đồng thời hạn chế tình trạng hỏng trống, giúp máy vận hành ổn định lâu dài.
3. Không tắt máy đột ngột khi đang in
Tình trạng mất điện hoặc người dùng tắt máy giữa chừng trong quá trình in có thể làm kẹt giấy, lệch trục, đặc biệt ở các mẫu máy in WiFi đang kết nối từ xa.
Nếu buộc phải tắt máy, hãy chờ in xong và để động cơ nghỉ vài giây trước khi nhấn nút nguồn. Điều này áp dụng cho mọi dòng từ máy in Brother hoặc HP đến Canon hay Epson.
4. Cập nhật driver và firmware định kỳ
Nhiều lỗi in không nhận lệnh, kết nối chậm qua Wifi hoặc không in được 2 mặt thường do driver cũ. Doanh nghiệp nên cập nhật phần mềm chính thức từ website nhà sản xuất để máy hoạt động tối ưu nhất.
Việc cập nhật này đơn giản, thường chỉ mất vài phút và áp dụng cho mọi dòng máy in laser trắng đen hiện đại.
V. Tổng kết và lời khuyên dành cho doanh nghiệp
Không phải cứ đắt tiền là tốt, mà chiếc máy in phù hợp nhất là chiếc mang lại hiệu quả cao với chi phí hợp lý và độ ổn định lâu dài.
1. Xác định đúng nhu cầu trước khi mua máy in
Hãy xem xét số lượng in hàng tháng, yêu cầu về kết nối (có cần Wifi không), có cần in 2 mặt không, và môi trường sử dụng có đòi hỏi tốc độ cao không. Từ đó mới chọn được máy in laser trắng đen tối ưu.
Đừng ngần ngại hỏi tư vấn từ các đơn vị như Tin Học Thành Khang, nơi có thể giới thiệu đúng dòng máy in giá rẻ phù hợp mà vẫn đảm bảo chất lượng.
2. Tận dụng chính sách bảo hành, dịch vụ hậu mãi
Các thương hiệu như máy in Brother hay máy in HP hoặc Canon và máy in Epson đều có chính sách bảo hành 12–24 tháng. Hãy yêu cầu đầy đủ phiếu bảo hành và thông tin bảo trì khi mua máy.
Đối với doanh nghiệp, thời gian chết của thiết bị là điều không thể chấp nhận, vì vậy dịch vụ sau bán hàng là yếu tố cần được cân nhắc kỹ.
3. Tối ưu chi phí bằng việc chọn máy in tiết kiệm mực
Một số mẫu máy hỗ trợ mực in dung lượng lớn hoặc refill chính hãng như Epson M1120, hoặc có hộp mực rời tiết kiệm như Brother HL-L2375DW, sẽ giúp tiết kiệm dài hạn cho doanh nghiệp.
Đây là chiến lược đầu tư thông minh thay vì lựa chọn dòng máy rẻ nhưng tốn mực hoặc dễ hư hỏng.
4. Đầu tư đúng để nâng cao hiệu quả vận hành
Một chiếc máy in WiFi, in 2 mặt, tốc độ nhanh, bền bỉ sẽ giúp nâng tầm hiệu suất văn phòng. Trong dài hạn, đây là một khoản đầu tư đem lại giá trị rất lớn cho doanh nghiệp của bạn.
✅ Hỗ trợ tư vấn chọn máy in doanh nghiệp tối ưu chi phí
✅ Cung cấp các dòng máy in laser trắng đen thương hiệu Brother, HP, Canon, Epson chính hãng
✅ Giao hàng toàn quốc – Cam kết bảo hành minh bạch
🔥 LIÊN HỆ NGAY TIN HỌC THÀNH KHANG ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN NHANH!
