44
Khác với những bộ phận khác, nhân viên kế toán làm việc liên tục với hóa đơn, bảng kê, báo cáo tài chính… tất cả đều yêu cầu bản in sắc nét, nhanh chóng và ổn định. Không chỉ dừng lại ở tốc độ, máy in dành cho khối văn phòng kế toán còn phải đảm bảo chi phí in ấn tiết kiệm, khả năng in hai mặt, và đặc biệt là độ bền cao để phục vụ cường độ làm việc liên tục.
Bên cạnh đó, xu hướng mới trong văn phòng hiện nay là sử dụng máy in laser 2 mặt, máy in đa năng tích hợp scan – copy – fax, và những dòng máy in Wifi không dây giúp chia sẻ dễ dàng giữa nhiều nhân sự. Các thương hiệu như HP, Canon, Brother, Epson đều đang cạnh tranh khốc liệt với những mẫu mã máy in trắng đen và máy in màu hiện đại, giá tốt, phù hợp từ công ty nhỏ đến doanh nghiệp vừa và lớn.
Vậy, trong vô số lựa chọn máy in hiện nay, đâu là model phù hợp cho phòng kế toán và nhân viên văn phòng? Bài viết này, Tin học Thành Khang sẽ phân tích sâu từng yếu tố kỹ thuật, tính năng, trải nghiệm thực tế của từng dòng máy in laser chính hãng, để giúp bạn lựa chọn chiếc máy in văn phòng 2 mặt, đa năng, tiết kiệm mực – hiệu quả tối ưu cho công việc.
Trong công việc hành chính – kế toán, nhu cầu in ấn không chỉ dừng lại ở số lượng lớn mà còn đòi hỏi chất lượng ổn định, chi phí thấp và khả năng xử lý nhiều tác vụ văn bản khác nhau. Những tiêu chuẩn này đặt ra yêu cầu cao cho dòng máy in văn phòng chuyên dụng, đặc biệt là các model máy in laser trắng đen 2 mặt và các mẫu máy in đa năng tích hợp scan – copy – fax.
Một nhân viên kế toán thường in từ 50 đến 200 trang mỗi ngày, bao gồm hóa đơn, báo cáo, bảng lương, hợp đồng, phụ lục thuế… Trong các đợt cao điểm cuối tháng hoặc cuối quý, con số này có thể tăng gấp đôi. Điều này đòi hỏi một chiếc máy in văn phòng giá rẻ nhưng bền bỉ, có thể vận hành liên tục mà không nóng máy, không kẹt giấy, không tốn thời gian nghỉ chờ.
Do đó, các máy in laser chính hãng như Brother HL-L2321D hoặc HP LaserJet M211d thường được ưa chuộng nhờ khả năng in số lượng lớn, thời gian khởi động nhanh, mực in dễ thay và chi phí vận hành thấp. Đặc biệt, các dòng máy in laser 2 mặt tự động giúp tiết kiệm giấy rõ rệt, phù hợp với doanh nghiệp hướng đến hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.
Với kế toán, việc in các con số, ký hiệu tài chính và văn bản hợp đồng đòi hỏi bản in phải thật sắc nét, rõ ràng và đồng đều. Mọi lỗi in như nhòe mực, đậm nhạt không đều có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc gây hiểu lầm về nội dung tài chính.
Đó là lý do máy in laser trắng đen độ phân giải từ 600x600 dpi trở lên được ưu tiên lựa chọn. Những mẫu như Canon LBP2900, Epson EcoTank M2140, Brother HL-L2366DW... đều có khả năng tái tạo văn bản tuyệt vời và tốc độ in từ 20 – 34 trang/phút, cực kỳ lý tưởng trong môi trường làm việc khẩn trương, deadline sát nút.
Việc in hai mặt không chỉ giúp tiết kiệm 50% chi phí giấy mà còn giúp hồ sơ gọn gàng, dễ lưu trữ, dễ đóng bìa – phù hợp với đặc thù tài liệu dày, nhiều trang của bộ phận kế toán. Máy in 2 mặt tự động giúp loại bỏ thao tác lật giấy thủ công, tiết kiệm thời gian và hạn chế lỗi thao tác.
Các mẫu máy in laser 2 mặt như Brother HL-L2321D, HP LaserJet M404dn, Canon LBP6230dn… không chỉ có tính năng in hai mặt tự động mà còn hoạt động ổn định trong môi trường có nhiều người dùng. Tính năng này hiện đang trở thành tiêu chuẩn trong các máy in văn phòng chính hãng, từ phân khúc phổ thông đến cao cấp.
Trong môi trường làm việc có nhiều máy tính, việc chia sẻ máy in qua kết nối mạng LAN hoặc Wifi giúp giảm chi phí đầu tư, tối ưu hóa không gian và giảm thiểu số lượng thiết bị cồng kềnh. Máy in Wifi văn phòng cho phép nhân viên gửi lệnh in từ laptop, điện thoại hoặc tablet mà không cần cắm cáp.
Các mẫu như Brother HL-L2375DW, HP Neverstop Laser 1200w, Canon MF244dw hỗ trợ cả in không dây và in từ xa, rất tiện lợi cho những công ty có mô hình làm việc linh hoạt hoặc làm việc tại nhiều tầng, nhiều phòng ban.
Không như máy in gia đình chỉ in vài trang mỗi tuần, máy in cho văn phòng kế toán thường hoạt động từ sáng đến tối. Do đó, tuổi thọ máy, độ bền linh kiện và khả năng hoạt động liên tục mà không hỏng hóc là yếu tố cực kỳ quan trọng. Các máy in laser trắng đen 2 mặt đến từ các thương hiệu lớn như máy in HP, Brother, Canon... được thiết kế với chu kỳ in hàng tháng cao, từ 10.000 – 50.000 trang, rất phù hợp với yêu cầu khắt khe của văn phòng hiện đại.
So với máy in phun, máy in laser sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội về tốc độ, chi phí mực in, khả năng in số lượng lớn và hiệu suất làm việc dài hạn. Đó là lý do máy in laser gần như trở thành tiêu chuẩn trong các văn phòng kế toán, hành chính, hoặc nơi xử lý văn bản chuyên nghiệp.
Máy in laser có tốc độ xử lý và in cao hơn hẳn so với máy in phun. Các mẫu máy in laser hiện nay có thể đạt từ 20 – 40 trang/phút, giúp nhân viên kế toán xử lý hàng trăm tài liệu chỉ trong vài phút, không bị gián đoạn giữa giờ hành chính.
Điều này không chỉ tăng hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu thời gian chết của nhân sự. Trong các văn phòng quy mô nhỏ đến trung bình, một chiếc máy in laser 2 mặt chính hãng như Brother HL-L2351DW hoặc Canon LBP6230dn là đủ để phục vụ từ 5–10 người dùng cùng lúc mà không bị quá tải.
Mực in laser có giá thành rẻ hơn theo số trang in, và một hộp mực laser có thể in được từ 1.500 đến 3.000 trang tùy model. So với máy in phun – chỉ in được vài trăm trang mỗi hộp – thì máy in laser giúp tiết kiệm chi phí mực rất rõ rệt trong dài hạn.
Thêm vào đó, việc thay mực laser cũng đơn giản, không bị lem mực hay cần thao tác phức tạp. Nhiều dòng máy còn hỗ trợ hộp mực lớn (toner cartridge XL) hoặc hệ thống tiếp mực liên tục, càng giúp người dùng tiết kiệm thời gian và chi phí.
Cấu trúc hoạt động của máy in laser là dùng tia laser và bộ trống nhiệt để in ra giấy, ít khi bị kẹt giấy, lem mực hoặc khô mực như máy in phun. Điều này cực kỳ lý tưởng cho văn phòng kế toán, nơi cần sự ổn định cao và vận hành liên tục mà không lo lỗi vặt giữa giờ làm việc.
Các model như HP LaserJet Pro M404dn, Brother HL-L2366DW hay Canon LBP226dw có thiết kế tối ưu hóa cơ khí, giúp vận hành ổn định trong môi trường nhiều bụi giấy hoặc không gian điều hòa văn phòng.
Nhiều máy in laser hiện nay tích hợp luôn chức năng scan – copy – fax, giúp văn phòng không cần mua thêm thiết bị riêng. Điều này vừa tiết kiệm không gian, vừa giảm chi phí đầu tư. Máy in đa chức năng 3-in-1 hoặc 4-in-1 đang rất phổ biến tại các công ty kế toán, tài chính, pháp lý…
Một số mẫu đáng chú ý có thể kể đến như Canon MF244dw, HP LaserJet MFP M236sdn, Brother DCP-L2541DW – đều là các mẫu máy in laser đa năng 2 mặt chính hãng, hỗ trợ đầy đủ tính năng văn phòng hiện đại.
Với độ phân giải cao (600 – 1200 dpi), máy in laser tái hiện văn bản, bảng tính, ký hiệu kế toán một cách sắc nét và dễ đọc. Điều này rất quan trọng với các loại chứng từ kế toán, nơi mà một con số mờ có thể gây sai lệch số liệu.
Đặc biệt, bản in laser ít bị lem mực, không thấm nước và bảo quản lâu dài – rất phù hợp cho các tài liệu cần lưu trữ dài hạn như hóa đơn, bảng kê, hợp đồng, phiếu thanh toán...
Lựa chọn máy in cho phòng kế toán không chỉ là chọn một thiết bị có thể in văn bản. Đó là bài toán tổng hòa giữa tốc độ, độ ổn định, tính năng tiết kiệm và khả năng tương thích với môi trường làm việc văn phòng. Dưới đây là những tính năng không thể thiếu với một máy in văn phòng chính hãng dành cho kế toán.
Khả năng in hai mặt tự động giúp giảm 50% lượng giấy tiêu thụ, rút ngắn thời gian in và giúp tài liệu gọn gàng hơn. Đây là một trong những tính năng được ưu tiên với nhân viên kế toán, khi in báo cáo, bảng tính nhiều trang.
Các mẫu như Canon LBP6230dn, Brother HL-L2321D, HP LaserJet Pro M404dn đều tích hợp sẵn tính năng này mà không cần đảo giấy thủ công. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí, mà còn giảm sai sót thao tác và nâng cao tính chuyên nghiệp của tài liệu.
Trong môi trường văn phòng hiện đại, một chiếc máy in có Wifi hoặc kết nối mạng LAN giúp nhiều người cùng sử dụng dễ dàng mà không cần cắm cáp USB. Điều này cực kỳ quan trọng tại các công ty vừa và nhỏ, hoặc phòng kế toán chung dùng chung thiết bị.
Máy in hỗ trợ in từ xa, in từ điện thoại di động, Google Cloud Print hoặc AirPrint như Brother HL-L2375DW, HP Neverstop Laser 1200w, Canon MF244dw sẽ phù hợp hơn cho văn phòng cần sự linh hoạt. Nhờ vậy, công việc in ấn diễn ra mọi lúc, không cần phụ thuộc máy chủ trung gian.
Kế toán không chỉ in mà còn thường xuyên scan hợp đồng, sao chép phiếu thu, bản sao hóa đơn... Một chiếc máy in đa năng tích hợp scan, photocopy, fax sẽ giúp giảm chi phí mua thêm Thiết Bị Văn Phòng - Đáp Ứng Nhu Cầu Trang Bị Thiết Yếu riêng biệt và tiết kiệm diện tích văn phòng.
Các mẫu máy in laser đa năng như Canon MF241d, HP MFP M236sdw, Brother DCP-L2541DW là những lựa chọn hoàn hảo. Những thiết bị này tích hợp tất cả vào một thân máy nhỏ gọn, tối ưu quy trình văn phòng và giảm chi phí bảo trì.
Máy in dành cho kế toán nên có hộp mực dung lượng lớn (cartridge high yield), để giảm tần suất thay mực và chi phí vận hành. Một hộp mực in được 2.000–3.000 trang là tối thiểu, đặc biệt vào cuối quý khi lượng in tăng đột biến.
Máy in Brother và HP là hai thương hiệu nổi bật với các dòng máy in laser trắng đen có mực lớn, dễ nạp lại hoặc mua chính hãng. Ngoài ra, các model có màn hình cảnh báo lượng mực cũng giúp quản lý chi phí tốt hơn.
Kế toán không phải kỹ thuật viên IT, nên máy in nên có giao diện điều khiển trực quan, menu dễ hiểu và ít thao tác phức tạp. Các dòng máy có màn hình LCD, nút bấm vật lý đơn giản, hướng dẫn in test, báo lỗi kẹt giấy rõ ràng… sẽ phù hợp hơn với nhân viên văn phòng.
Điều này giúp giảm thời gian học sử dụng, giảm thiểu lỗi do thao tác nhầm, và tạo cảm giác thân thiện trong quá trình làm việc. Một số dòng máy như HP LaserJet Pro MFP M130fn hay Brother MFC-L2701DW được đánh giá cao về độ thân thiện với người dùng.
Máy in trắng đen luôn là lựa chọn ưu tiên cho kế toán vì chi phí thấp, hiệu năng cao và chất lượng văn bản sắc nét. Phần này sẽ phân tích các dòng máy in laser trắng đen đáng cân nhắc trên thị trường hiện nay.
Đây là một trong những model máy in laser trắng đen 2 mặt chính hãng phổ biến tại các văn phòng kế toán. Với tốc độ in lên đến 30 trang/phút, khả năng in hai mặt tự động và hộp mực lớn, Brother HL-L2321D giúp tiết kiệm giấy và chi phí vận hành hiệu quả.
Máy có thiết kế đơn giản, dễ lắp đặt và tương thích với nhiều hệ điều hành khác nhau. Hộp mực TN-2385 của máy có thể in được hơn 2.600 trang, dễ tái sử dụng và giá thay thế không quá cao, rất phù hợp với văn phòng vừa và nhỏ.
Đây là dòng máy in văn phòng của HP với tốc độ 29 trang/phút và độ phân giải 600x600 dpi, bản in sắc nét, chữ mảnh rõ, không bị lem kể cả khi in số lượng lớn. Khay giấy 150 tờ và in hai mặt tự động giúp tăng năng suất mà vẫn tiết kiệm diện tích.
HP Jet M211d-9YF82A sử dụng hộp mực HP 136A (hoặc 136X) có thể in lên tới 2.400 trang, giúp duy trì hiệu quả công việc trong suốt một tháng mà không cần thay mực. Đây là lựa chọn thông minh cho các máy tính văn phòng kế toán cần in hàng trăm trang mỗi tuần.
Canon LBP2900 là dòng máy in huyền thoại, vẫn còn được sử dụng phổ biến tại rất nhiều công ty do độ bền cao, bản in cực kỳ sắc nét và chi phí mực hợp lý. Tuy không có tính năng in 2 mặt tự động, nhưng với mức giá dưới 3 triệu đồng, đây là lựa chọn tốt cho ngân sách hạn chế.
Với tốc độ in 12 trang/phút và khả năng hoạt động bền bỉ, máy thích hợp cho các công ty nhỏ, phòng kế toán độc lập hoặc các hộ gia đình làm kế toán tự do cần in tài liệu tài chính thường xuyên.
Dòng máy in laser trắng đen này nổi bật với khả năng tiết kiệm mực nhờ bình mực dung tích lớn thay vì hộp mực truyền thống. Một bình mực Epson chính hãng có thể in đến 6.000 trang, giúp giảm đáng kể chi phí mỗi trang in.
Máy có tốc độ 20 trang/phút, độ phân giải cao và chức năng scan/copy tích hợp, phù hợp cho văn phòng kế toán ưa chuộng hiệu quả và bảo vệ môi trường. Tuy giá đầu tư ban đầu hơi cao nhưng rất tiết kiệm về lâu dài.
Nếu bạn đang cần một máy in trắng đen đa năng, tốc độ cao, hỗ trợ in 2 mặt và có kết nối không dây cho cả phòng ban dùng chung, Brother HL-L2366DW là cái tên đáng chú ý. Máy có tốc độ 30 trang/phút, kết nối Wi-Fi Direct, in qua điện thoại hoặc máy tính bảng.
Ngoài ra, Brother HL-L2366DW cũng hỗ trợ in qua mạng LAN, thích hợp dùng cho văn phòng có nhiều nhân viên chia sẻ cùng lúc. Với chi phí hợp lý và hiệu suất cao, đây là model đáng mua trong phân khúc tầm trung.
Mặc dù máy in trắng đen vẫn chiếm ưu thế trong công việc kế toán, nhưng máy in laser màu vẫn có những lợi thế riêng biệt – đặc biệt trong môi trường cần tài liệu trình bày đẹp, trực quan hoặc phục vụ báo cáo định kỳ.
Trong các công ty có quy trình báo cáo trực quan, ví dụ như báo cáo biểu đồ, ngân sách, tài liệu đối ngoại hay trình bày kế hoạch tài chính cho khách hàng – việc có bản in màu giúp truyền tải thông tin dễ hiểu và chuyên nghiệp hơn. Những biểu đồ cột, bảng phân tích lợi nhuận, hay minh họa dòng tiền sẽ rõ ràng hơn khi in bằng máy in laser màu.
Do đó, dù không dùng thường xuyên, nhưng một số máy in màu laser văn phòng giá rẻ vẫn nên có mặt trong những công ty lớn, hoặc các phòng kế toán làm việc với các bộ phận khác về báo cáo tài chính.
Máy in laser màu có chi phí đầu tư ban đầu và chi phí mực in cao hơn. Mỗi hộp mực màu (Cyan – Magenta – Yellow – Black) đều có mức giá riêng, và cần thay đúng bộ nếu in thường xuyên. Tuy nhiên, với những công ty chỉ cần in màu vài lần mỗi tuần, thì tổng chi phí không quá lớn.
Vì vậy, nhiều văn phòng chọn giải pháp dùng máy in trắng đen làm chính, kèm theo một máy in laser màu phụ trợ như HP Color Laser MFP 179fnw, Canon MF641Cw hoặc Brother HL-L3270CDW, giúp tối ưu chi phí mà vẫn đáp ứng đủ nhu cầu.
Máy in màu hiện đại vẫn giữ được tốc độ in nhanh, chất lượng sắc nét như máy trắng đen. Với độ phân giải cao và hệ thống xử lý màu tiên tiến, bản in màu từ máy in laser rất bền màu, không lem, và chuyên nghiệp hơn hẳn so với máy in phun.
Nhiều mẫu máy in màu hiện nay cũng hỗ trợ in hai mặt, in Wifi, và có khay giấy lớn – điều vốn chỉ xuất hiện ở dòng máy trắng đen trước đây. Đây là bước tiến đáng kể trong việc đưa máy in màu vào môi trường văn phòng kế toán.
Giải pháp được nhiều công ty áp dụng là kết hợp một máy in trắng đen tốc độ cao cho in số lượng lớn, và một máy in laser màu chính hãng để in báo cáo, biểu mẫu cần trình bày. Việc tách hai tác vụ giúp kéo dài tuổi thọ máy và quản lý chi phí dễ dàng hơn.
Bạn có thể chọn Canon LBP6230dn (trắng đen) và HP Color MFP M182n (màu) làm cặp đôi phù hợp cho phòng kế toán cần sự đa năng và linh hoạt trong in ấn.
Chọn máy in màu cần xem kỹ: tốc độ in ( tối thiểu15–20 trang/phút ), khả năng in hai mặt tự động, độ bền hộp mực, và khả năng kết nối mạng. Hãy ưu tiên những model có màn hình LCD, cài đặt thông minh, hỗ trợ in từ thiết bị di động để tăng hiệu suất làm việc nhóm.
Thương hiệu như HP, Brother, Canon hiện đều có dòng máy in màu laser phù hợp với văn phòng, bảo hành chính hãng và dịch vụ hậu mãi tốt.
Tìm hiểu thêm: Cách vệ sinh máy in Laser đúng cách giúp tăng tuổi thọ máy
Trong môi trường kế toán hiện đại, việc có một thiết bị chỉ in thôi là chưa đủ. Nhu cầu scan hóa đơn, photo bảng lương, gửi fax tài liệu nội bộ... đòi hỏi máy in đa năng (All-in-One) ngày càng trở nên phổ biến, thậm chí là tiêu chuẩn.
Kế toán thường xuyên xử lý văn bản cứng: hóa đơn giấy, bản hợp đồng, phiếu thu chi... nên cần scan hoặc sao chụp lại để lưu trữ điện tử. Việc tách riêng từng thiết bị scan, copy, in sẽ chiếm diện tích và tăng chi phí. Trong khi đó, máy in laser đa chức năng chính hãng tích hợp tất cả, gọn nhẹ và tiện lợi hơn nhiều.
Máy in đa năng giúp tiết kiệm không gian văn phòng, giảm thiểu thiết bị lộn xộn và cho phép thao tác nhanh chóng chỉ bằng vài nút bấm. Nó thực sự là trợ lý số toàn diện cho bộ phận kế toán.
Ngoài chức năng in, scan, copy cơ bản, nhiều mẫu máy in còn hỗ trợ ADF (nạp giấy tự động), giúp scan/copy nhiều trang liên tục. Tính năng fax, lưu trữ tài liệu vào USB, in từ đám mây (Google Drive, Dropbox) cũng ngày càng phổ biến.
Các model như Brother DCP-L2541DW, Canon MF244dw, HP MFP M227sdn đều là những đại diện điển hình của máy in đa năng 2 mặt, thích hợp cho văn phòng quy mô vừa.
Mua một máy in đa chức năng giúp tiết kiệm đáng kể so với việc mua máy in, máy photocopy và máy scan riêng lẻ. Ngoài ra, chi phí vận hành, bảo trì và thay mực cũng thấp hơn, do chỉ dùng chung một bộ mực cho cả ba chức năng.
Đặc biệt, máy in laser đa năng 2 mặt sử dụng hộp mực lớn có thể in hàng nghìn trang mà không cần thay thường xuyên – cực kỳ phù hợp với phòng kế toán in ấn liên tục mỗi ngày.
Một số model bán chạy trên thị trường Việt Nam:
Những dòng này đều có giá từ 4 – 7 triệu đồng, cấu hình mạnh, mực phổ thông và dễ mua thay thế.
Máy in đa chức năng hiện đại đều hỗ trợ kết nối mạng LAN hoặc Wifi, giúp các nhân viên kế toán dùng chung thiết bị dễ dàng mà không phải chuyển USB, file hay giấy tờ lộn xộn. Nhiều máy còn tích hợp phần mềm quản lý in ấn giúp theo dõi số trang đã in, giúp quản lý chi phí văn phòng tốt hơn.
Sự phổ biến của làm việc từ xa, làm việc nhóm và kết nối nhiều thiết bị cùng lúc khiến máy in không dây (Wifi) ngày càng phổ biến trong văn phòng. Với kế toán, điều này không chỉ tiện lợi mà còn tăng hiệu suất xử lý tài liệu.
Máy in Wifi loại bỏ hoàn toàn dây cáp lằng nhằng, cho phép kết nối từ laptop, điện thoại, máy tính bảng trong cùng mạng. Điều này rất có lợi trong không gian văn phòng mở hoặc làm việc nhiều tầng.
Đặc biệt với kế toán viên thường xuyên gửi in từ laptop, việc không phải chuyển máy ra gần máy in giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro dữ liệu và bảo mật nội dung tốt hơn.
Các máy in hỗ trợ AirPrint, Mopria, HP Smart, Brother iPrint&Scan… cho phép bạn gửi lệnh in dù đang ở phòng họp, tầng khác, hoặc thậm chí khi làm việc tại nhà. Bạn chỉ cần mạng internet và app của hãng là có thể xử lý tài liệu từ xa.
Một số máy in văn phòng có hỗ trợ in từ cloud (Google Drive, Dropbox) rất phù hợp cho phòng kế toán cần truy cập dữ liệu từ hệ thống nội bộ hoặc phần mềm kế toán đám mây.
Một số máy in Wifi bán chạy và được đánh giá cao:
Tất cả đều phù hợp với văn phòng 5–10 người, hỗ trợ mạng LAN và in qua USB khi cần.
Máy in Wifi hiện đại đều có ăng-ten tích hợp hoặc chip mạng thế hệ mới, cho độ ổn định cao, không rớt kết nối khi in nhiều người dùng cùng lúc. Đặc biệt, dòng máy hỗ trợ Wi-Fi Direct còn cho phép kết nối không cần mạng chung – chỉ cần điện thoại kết nối trực tiếp với máy in.
Điều này giúp máy in hoạt động tốt ngay cả khi văn phòng mất internet – rất hữu ích trong các văn phòng kế toán nội bộ không có IT hỗ trợ thường xuyên.
Một vấn đề cần lưu ý là bảo mật. Máy in Wifi cần đặt mật khẩu, tắt in từ xa nếu không cần, và thường xuyên đổi tên mạng mặc định. Nhiều mẫu máy in có tính năng tự động xóa bộ nhớ in sau khi hoàn thành, đảm bảo nội dung tài chính không bị rò rỉ.
Tùy vào quy mô, số lượng nhân sự và tần suất sử dụng, văn phòng kế toán có thể chọn những mẫu máy in văn phòng phù hợp về cả hiệu suất và chi phí đầu tư. Việc chọn sai cấu hình có thể khiến máy quá tải, hoặc dư thừa gây lãng phí.
Với văn phòng quy mô nhỏ, nhu cầu in ấn chỉ từ vài chục đến 100 trang/ngày, thì các mẫu máy in laser trắng đen đơn năng 2 mặt như Canon LBP6230dn, Brother HL-L2321D, hoặc HP M211d là đủ dùng. Giá cả phải chăng, thiết kế nhỏ gọn, dễ đặt trên bàn làm việc.
Ưu điểm là chi phí đầu tư thấp, vận hành đơn giản, dễ thay mực, ít lỗi vặt. Tuy nhiên, nên chọn loại có in 2 mặt tự động để tiết kiệm thời gian và giấy in, hỗ trợ tốt hơn cho nhu cầu in chứng từ kế toán.
Khi nhiều người dùng chung một thiết bị, máy in cần có tốc độ cao hơn (từ 25–35 trang/phút), hỗ trợ kết nối mạng LAN hoặc Wifi, khay giấy lớn (từ 250 tờ trở lên), và hộp mực in được tối thiểu 2.000 trang.
Các mẫu như Brother HL-L2366DW, Canon MF244dw, HP LaserJet Pro M404dn sẽ đáp ứng tốt với đầy đủ chức năng in – scan – copy và khả năng chia sẻ mạng. Tính năng quản lý người dùng cũng sẽ hữu ích nếu cần kiểm soát số trang in từng cá nhân.
Với văn phòng trên 10 người, tần suất in cao, đòi hỏi máy in chuyên nghiệp hơn: tốc độ >35 trang/phút, khay giấy mở rộng, hộp mực XL và khả năng kết nối đồng thời nhiều thiết bị.
Lúc này, các dòng như HP MFP M428fdw, Brother MFC-L5700DW, hoặc Canon MF445dw sẽ là lựa chọn tối ưu. Một số công ty còn lắp song song 2 máy: một máy in laser trắng đen tốc độ cao để in hàng loạt, và một máy in màu để in tài liệu trình bày chuyên nghiệp.
Với văn phòng áp dụng hybrid – kết hợp online/offline – thì máy in cần hỗ trợ in qua Wifi, cloud, in từ xa và có thể kiểm tra trạng thái từ ứng dụng. Điều này giúp nhân viên không cần trực tiếp đến văn phòng để gửi in.
Một số mẫu hiện đại như HP Neverstop 1200w, Brother HL-L2375DW, Canon MF644Cdw hỗ trợ tính năng này. Một số model còn đồng bộ với Google Workspace, OneDrive – rất tiện lợi với văn phòng sử dụng nền tảng điện toán đám mây.
Với các công ty tài chính, kế toán doanh nghiệp hoặc tư vấn luật – nơi tài liệu có tính bảo mật cao, nên chọn máy in hỗ trợ mã hóa dữ liệu, khoá truy cập, xóa bộ nhớ in sau khi in xong.
Một số dòng máy in văn phòng cao cấp từ HP hoặc máy in Canon có thể thiết lập mật khẩu trước khi in (PIN Printing), kiểm tra người dùng từ thẻ RFID hoặc mã số cá nhân – phù hợp với phòng kế toán lưu hành nội bộ dữ liệu nhạy cảm.
Không chỉ chọn model phù hợp, người dùng còn cần hiểu rõ các yếu tố như nguồn gốc xuất xứ, chế độ bảo hành, khả năng thay mực và hỗ trợ kỹ thuật để tránh rủi ro trong quá trình sử dụng.
Máy in chính hãng từ HP, Brother, Canon, máy in Epson đều có tem chống hàng giả, bảo hành từ 12 – 36 tháng, và linh kiện – mực in dễ tìm. Tránh mua máy “trôi nổi”, máy cũ không rõ nguồn gốc để không gặp rủi ro kỹ thuật, hỏng hóc liên tục.
Máy in chính hãng còn hỗ trợ firmware update, driver đầy đủ, tương thích với nhiều hệ điều hành và phần mềm kế toán chuyên biệt như MISA, Fast, Bravo...
Một trong những yếu tố quan trọng là hỗ trợ sau bán hàng: giao tận nơi, hướng dẫn cài đặt, xử lý lỗi từ xa, đổi trả nhanh nếu lỗi kỹ thuật. Các hệ thống phân phối uy tín như Tin học Thành Khang cam kết cung cấp máy in văn phòng chính hãng, hỗ trợ kỹ thuật suốt vòng đời sản phẩm.
Đặc biệt, nếu bạn cần mua theo dự án, công ty, hoặc xuất hóa đơn VAT – thì việc mua tại nơi uy tín đảm bảo hơn về mặt pháp lý và tài chính.
Một máy in tốt nhưng khó thay mực cũng là bất tiện. Hãy chọn các model dùng hộp mực phổ thông như Canon 303, HP 12A/83A/136A, Brother TN-2385... Các loại mực này dễ tìm, nhiều nhà cung cấp và có bản refill giá tốt.
Việc chọn máy in có thể dùng mực tương thích nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sẽ giúp văn phòng tiết kiệm chi phí mà không giảm hiệu suất in ấn.
Đừng chỉ nhìn vào giá ban đầu. Hãy tính cả chi phí mực in, bảo trì, thay thế linh kiện và điện năng tiêu thụ. Máy in rẻ nhưng tốn mực, mực đắt hoặc hay hỏng vặt sẽ khiến tổng chi phí cao hơn rất nhiều so với máy in đắt mà “lành”.
Đây là sai lầm phổ biến khi mua máy in giá rẻ không tính trước chi phí vận hành lâu dài – trong môi trường kế toán dùng máy mỗi ngày.
Trong thời đại số hóa, nhiều máy in hiện nay hỗ trợ in từ Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud, hoặc gửi in từ email, app điện thoại. Các tính năng như vậy cực kỳ hữu ích cho văn phòng kế toán làm việc online hoặc phối hợp đa thiết bị.
Nếu văn phòng của bạn đang chuyển đổi số, đừng bỏ qua những tính năng này – bởi chỉ với vài trăm nghìn chênh lệch, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần cho toàn bộ nhóm kế toán.
Không có một model máy in phù hợp với mọi văn phòng kế toán. Tùy vào quy mô, nhu cầu, ngân sách và hệ sinh thái làm việc, người dùng có thể cân nhắc lựa chọn hợp lý giữa các dòng máy in laser trắng đen, máy in màu, máy in đa năng hoặc máy in Wifi.
Hãy chọn máy in laser trắng đen 2 mặt tự động, đơn năng, giá rẻ như Canon LBP6230dn, HP M211d, Brother HL-L2321D. Dễ thay mực, ít lỗi và đủ dùng với tần suất vừa phải.
Lúc này, cần máy in có kết nối mạng, in 2 mặt, scan/copy, tốc độ cao. Những model như Brother HL-L2366DW, HP MFP M236sdw, Canon MF244dw là lựa chọn lý tưởng.
Bạn nên dùng máy in đa năng công suất lớn, in 35–40 trang/phút, khay giấy mở rộng và tính năng bảo mật như HP LaserJet MFP M428fdn, Canon MF445dw, Brother MFC-L5700DW.
Lúc này, máy in laser màu 2 mặt là bắt buộc: Brother HL-L3270CDW, HP Color MFP M182n, Canon MF641Cw... vừa đẹp, vừa dễ dùng, lại hỗ trợ scan màu chuyên nghiệp.
Máy in văn phòng là thiết bị dùng mỗi ngày. Đầu tư đúng model không chỉ giúp công việc mượt mà, mà còn tiết kiệm rất nhiều chi phí sửa chữa, thay thế và thời gian chờ đợi. Đừng chọn theo giá rẻ – hãy chọn theo hiệu quả tổng thể.
🔧 Bạn đang tìm chiếc máy in văn phòng lý tưởng cho bộ phận kế toán?
📞 Gọi ngay Tin học Thành Khang để được:
✅ Tư vấn cấu hình máy in phù hợp với nhu cầu và ngân sách
✅ Lắp đặt, cài đặt, hướng dẫn sử dụng tận nơi
✅ Hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành chính hãng
✅ Giá tốt tại TP.HCM
📦 Hỗ trợ giao hàng toàn quốc – Thanh toán linh hoạt
Tìm kiếm bài viết
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT TIN HỌC NLT
Giấy chứng nhận ĐKDN số 0314190986 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 09/01/2017.
Trụ sở: 25 Bàu Cát 6, Phường 14, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
©Thiết kế bởi Tin Học Thành Khang
SO SÁNH SẢN PHẨM
Thêm sản phẩm
